Kamu kurumlarında belge yönetiminde yenilikçi uygulamalar: Ondokuz Mayıs Üniversitesi örneği

İnsanlık var olduğundan beridir geçmişten geleceğe öğrendiklerini aktarmak istemekte ve bunun sonucunda gelecek nesillere yol göstermekte ve yaşam kalitesini artırmaktadır. Devamında geçmişten geleceğe bilgileri aktarma yollarını aramış ve yöntemler geliştirmiş durumdadır. Bazen bu yöntemler insandan insana aktarılması ya da o günün çağında geliştirilmiş bir teknoloji kullanılmaktadır. Her çağın kendi imkanları doğrultusunda kullanmış oldukları teknoloji ile birlikte bilgiler kayıt altına alınmış ve insanların yaşamlarına yol göstermeye devam etmektedir. Bu bilgiler doğrultusunda geçmişle gelecek arasında bağlantı kurulması ise birlikte yeni teknolojiler geliştirilmeye başlanmış ve kullanıma devam edilmektedir. Bu teknolojilerin en önemlilerinden biri olan bilgisayar ve devamında bilgisayarlarda üretilmiş bilgilerin mesafe kavramı olmadan aktarılmasını sağlayan internet devrim niteliğinde bir gelişme olarak belirtilmektedir. Bilgisayarların ve internetin gelişmesi ile birlikte üretilmiş olan veriler önce ülkelerin kendi içlerinde devamında ülkeler arası paylaşılmaya devam etmektedir. İlk başlarda web 0.1 teknolojisi ile sadece bilgiye erişim yoluyla hayatımızın baş köşesinde yerleşen internet devamında web2.0 ile birlikte etkileşim haline gelmekte ve günümüzde web3.0 ile birlikte neredeyse insanlık ile bütünleşmiş durumdadır. Teknolojinin gelişmesi, depolama alanlarının artması ve internet hızlanması ile birlikte verinin çeşitliliği de artmaktadır. verinin çeşitliliğinin artması ve bu verinin değişmezliğini kanıtlamak için yeni bir teknolojiye ihtiyaç duyulmaktadır. Bu teknolojilerden en önemli iki tanesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve E-İmza teknolojisi olarak öncelikle kamu kurumlarında ve devamında neredeyse her sektörde yerini almaktadır. Fiziki ortamda üretilmiş olan verilerin dijital ortamda yürütülmesini sağlayan elektronik belge yönetim sistemlerin dijital dönüşüm yolculuğunun en temel alanlarından birisi olarak bilinmektedir. Dijital ortamdaki verinin değiştirilemezliğini sağlayan e-imza teknolojisi ise Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin bütünsel yapısını tamamlamış ve tüm kurumların iş süreçlerini mekan ve zaman kavramı olmadan yürütülmesine imkan sağlamaktadır. Bunun sonucunda e devlet, dijital devlet ve dijital Türkiye yolculuğunda güvenli ve hızlı bir şekilde yol alınmaktadır.