Üniversitedeki veri sistemleriyle entegre olacak şekilde yeniden modellenen iş süreçlerinden elde edilecek kazanımlar

İş süreçleri modellemesi, kurumların süreçlerini analiz etmek, yeniden tasarlamak, iyileştirmek ve süreç otomasyonunu sağlamak gibi amaçlarla kullanılan bir araçtır. Son yıllarda süreç modelleme faaliyetleri kamu kurumları tarafından da sıklıkla gerçekleştirilmeye başlanmıştır. Bu doğrultuda kurumların analiz ettikleri süreçlerini tasarlayabilecekleri bir İş Süreci Yönetim Sistemi Yazılımı (İSYSY) ihtiyacı doğmaktadır. Kamu kurumlarında işlerin büyük ölçüde elektronik belge ve yazışmalar ile yapıldığını düşünürsek, İSYSY'nin kurumdaki mevcut Elektronik Belge ve Yönetim Sistemi (EBYS) ile uyumlu olması ihtiyacı doğmaktadır. İş Süreçleri Geliştirme ve İyileştirme Çalışmaları (İSGİÇ) kapsamında yapılan bu çalışmada, kurumun genelini ilgilendiren, personelin birimler arası yaptığı resmi yazışmalardan kaynaklanan iş yükünün yoğun olduğu ve iyileştirme çalışmaları ile ölçeklenebilir zaman tasarrufu sağlayacak süreçler belirlenmiştir. Yasal mevzuatlara aykırı durum olmaması için paydaş birimler ile koordineli bir şekilde süreçlerin işleyiş analiz çalışmaları yapılmıştır. Bu çalışmaların amacı; süreçlerin analiz edilip iyileştirilmesi, ihtiyaç olması halinde veri sistemleri ile entegre edilerek veri alışverişi sağlanması ve süreç tanımlarının oluşturulmasıdır. Bu doğrultuda ilk olarak bilimsel/sanatsal etkinliklere katılım süreci analiz edilmiş ve gerekli iyileştirme çalışmaları yapıldıktan sonra Üniversite Öğrenci Bilgi Sisteminin (ÖBS) ve Personel Bilgi Sisteminin (PBS) veri tabanlarıyla entegreli olacak şekilde elektronik ortama aktarılmıştır. Tanımlanan bu sürece başvuru yapan akademik personelin akademik dönem içerisinde istekte bulunduğu görevlendirme tarih aralığındaki ders programı bilgisi başvuru formuna aktarılmıştır. Bu başvuru sürecinde, birimler arasında yapılan resmi yazışmalardan kaynaklanan iş yükü büyük ölçüde azaltılmıştır. Ayrıca başvuru formu akışında gerekli iş adımlarında kullanılan kontroller, yönergeye aykırı durumları başvuru aşamasında engelleyecek şekilde tasarlanmıştır. Bu sayede ilgili birim tarafından reddedilmesi muhtemel başvuruların önüne geçilerek zaman ve performans kazancı elde edilmiştir.