L' Approche de la qualite au management de projet

Özet Toplam kalite yönetimi uygulamaları ile işletmenin performanslarında öenmli oranda artışlar sağlanmış, müşteri beklentilerini tam olarak karşılayan firmalar, ürün ve hizmet kalitelerini arttırarak daha çok gelişme ve iyileşmeye yönelmişlerdir. 'Bir ürün veya hizmetin belirlenen ya da olabilecek ihtiyaçtan karşılama yeterliliğine dayanan özelliklerin toplamı' olarak tanımlanabilecek kalite kavramı, bu amaçla işletmelerde yaşanılan sürekli iyileştirme çalışmalarını gerektirmektedir. Müşteri beklentilerinin sreçlere tam anlamıyla yansıtılması, iş akışlarının yeniden düzenlenmesi, rekabet ortamında firmanın varlığı için en büyük gerekliliklerdendir. Günümüzde tüm işletmelerin gündeminde yer alan 'Toplam Kalite' felsefesinin 'Proje bazlı yönetime' sahip işletmelerde uygulama açısından farklılıklar görülebilmektedir. Temelde 'kaynakların etkin kullanımıyla önceden belirlenen hedeflere ulaşmayı amaçlayan 'Proje yönetimi' yaklaşımında proje akışlaında 'kalite' kavramını tanımlamak ve hedefe giden yolda izlene adımların bu kavramla düenlenmesini sağlamak proje yönetiminde oldukça önemlidir. Bu amaçla, bu iki yönetim metodunun birleştirilmesiyle yeni bir yönetim felsefesi doğmuştur. Bu çalışma 6 ana bölümden oluşmaktadır. İlk bölümde 'Proje Yönetimi' kavramından bahsedilmiştir. 'Proje kavramı üzerinde durulmuş, proje yönetimi kavramları ve ilkelerinde bahsedilmiştir. Proje aşamaları anlatlmış ve projenin başarısızlık nedenleri üzerinde durulmuştur. İkinci bölümde, projenin yapısı biraz daha derin bir şekilde incelenmiştir. Projenin başarısına etkiyen faktörler çıkarılmış ve bu faktörlerin proje yapısı ile olan ilişkisi üzerinde durulmuştur. Burada 'Proje Yönetimine Çok Yönli Bakış' falsefesinden yolaçıkarak proje başarısı için gerekli ortam ve bu ortamların proje ile ilişkilendirilmesi yapılmıştır. Bu bölümün sonunda, proje başarısızlık etmenlerini ortadan kaldırmak için 'Toplan Kalite' yönetim sistemi önerilmiştir. Çalışmanın üçüncü bölümünde 'Toplam Kalite' felsefesinden bahsedilmiştir. Toplam kalitenin temel prensipleri üzerinde durulmuştur. Özetle toplam kalite dokuz ana temele dayandırılmıştır; 1. Müşteri odaklılık 2. Liderlik 3. Kaynak kalitesi 4. Dizayn kalitesi 5. İstatistiksel metotların kullanımı 6. Doğru ve eksiksiz iletişim 7. Personel yönetiminin kalitesi 8. Süreç kalitesi 9. Sürekli iyileştirme Bu alanlardan belirlenen bakış açısıyla üçüncü bölümde 'Toplam Kalite' yaklaşımıyla ilgili tüm yöntemler sunulmuştur. Dördüncü bölümde 'proje yönetiminde toplam kalite' kavramından bahsedilmiştir. İkinci bölümde sözü geçen etmenlere toplam kalite yaklaşımının getirdiği boyutlar ele alınmıştır. Temelde 'müşteri odaklı proje yönetimi' olarak tanımlanabilecek olan 'Proje yönetiminde Toplam Kalite' felsefesinin proje yönetimine getirdiği boyutlar anlatılmıştır. Proje yönetiminde toplam kalite, - Müşterinin ve isteklerinin tanımlanması, - Bu isteklere uygun ürünün oluşturulması, - Bu ürünü oluşturabilecek sistemin oluşturulması temellerine dayanır.Proje kalitesinden bahsederken, projenin öngürülen plandan gerçekleşen sapmaların minimuma indirilmesinde söz edilmektedir. Kalitesizlik, performans, maliyet ve teslimat boyutlarında, müşteriye yansıtışan kayıplardır. Proje kavramında kalite kavramının tanımlanabilmesi için çok çeşitli modeller kurulmuştur. Çalışmanın bu bölümünde, bu modellerden ikis tamımlanmış, daha sonraki bölümde ise proje bazlı yönetim özelliği gösteren ALSTOM Elektrik Endüstri'sindeki proje aşamasında uygulaması yapılmıştır. Birinci modelde, proje kalitesi 'yeniden işleme' kavramı ile tanımlanmıştır. 'Yeniden işleme ' için harcanan süre ve maliyet kalite indikatörü olarak belirlenmiştir. 'Yeniden işleme' nin sebepleri şu şekilde sıralabilir; 1. Yanlış sonuçlanan aktiviteler, 2. Müşteri isteklerinin yanlış, eksik anlaşılması Yeniden işleme ek kaynak ve dolayısıyla ek maliyet gerektirecektir. İkinci modelde ise kalite - süre - maliyet üçlüsünün birbirleriyle olan ilişkisi tanımlanmıştır. Bu üç kavramın herhangi ikisinin değişmesiyle üçüncünün durumu incelenmiştir. Bu modelde, süreçlerin hızlandırılmasının maliyete ve kaliteye olan etkisi ele alınmıştır. Buna göre herbir aktivitenin normal süresi, hızlandırılmış süresi, normal maliyeti, hızlandırılmış süredeki maliyeti belirlenmiş, normal süredeki kalitesi 1 kabul edilerek hızlandırılmış süredeki kalitesi [0,1] arasında değerlendirilmiştir, tik olarak bütçeye ve toplam süreye üst sınır verilmiş ve projenin kalitesi hesaplanmış, daha sonra kaliteye alt sınır verilmiş ve verilen bütçede yapılabilecek en kısa süre araştırılmış, en son da üst sınırdaki süre verilmiş, minimum kabul edilen kalite seviyesi belirlenmiş ve bu duruma uygun optimum bütçe saviyesi hesaplanmıştır. LINDO da çözüm yapılmış ve aşağıdaki sonuçlar ortaya çıkmıştır;1. Toplam süre düşük maliyetler için yüksek olmakta fakat bunun kaliteye etkisi az görülmektedir. Maliyet arttırıldıkça, süre azalmakta fakat kaliteye olan etki de artmaktadır. 2. Proje süresinin kısaltılması maliyeti ve kalite seviyesini azaltmaktadır. 3. Maliyet arttıkça kalite de artmakta bunun yanında toplam proje süresi azalmaktadır. Proje bazlı bir organizasyon yapısı gösteren ALSTOM Elektrik Endüstrisi'nde 'Toplam Kalite Felsefesi'nin oturtulması için çeşitli çalışmalar yapılmaktadır. Son bölümde bu çalışmalardan örnekler verilmiştir. Öncelikle örnek olarak alınan bir projenin tüm adımları Gantt ve Pert diyagramlarıyla gösterilmiştir. Proje adımları arasındaki ilişkiler sayısal olarak ifade edilmiştir. Proje yönetimine, müşterinin katılımının maksimum olması, müşteri isteklerinin proje adımlarına tam olarak yansıtılabilmesi için yapılan çalışmalar örnek olarak sunulmuştur. Toplam kalite felsefesinin tüm boyutlarının uygulamasının proje bazlı organisazyonda gerçekleştirilmesi gösterilmiştir. Bunlar; 1. ALSTOM'daki kalite kavramı: ALSTOM üst yönetiminin ve çalışanların kalite kavramına bakış açısı, kalite hedefleri anlatılmıştır. ALSTOM'da kalite performansına etkileyen etmenler burada belirtilmiştir. Ortaya çıkan sonuçlar, ikinci bölümde çıkan sonuçlarla büyük benzerlikler göstermektedir. 2. Proje safhalarının kontrolü Proje adımlarının sürekli kontrolünün sağlanması ve alınacak önlemlerin kararlaştırılması konusunda yapılan çalışmalardan bahsedilmiştir.3. İletişim Gerek firma içi gerekse müşteri ile olan eksiksiz iletişim için yapılan düzenlemelerden bahsedilmiştir. 4. Eğitim Toplam Kalite felsefesini uygulanabilmesi için tüm çalışmalara verilen eğitimler anlatılmıştır 5. Ödüllendirme Kaliteye çalışnların katılımının sağlanabilmesi için öneri getirenlerin ödüllendirildiği 'Verimlilik arttırıcı öneri sistemi' kurulmuştur. 6. Büro ortamında 5S Uygulaması Büro ortamının düzenlenmesi için 5S uygulaması gerçekleştirilmiştir. Burada alma sonuçlar değerlendirilmiş ve gerekli önlemler alınmıştır. 7. Problemler Yok Etme Var olan problemlerin analizi ve onların ortadan kaldırılması için sistemli bir program yürütülmektedir. 8. Tedarikçi Değerlendirilmesi itilmiştir. 9. Müşteri Tarafından Yönlendirilen Proje Yönetimi Çalışması Mevcut iş akışındaki sorunlar masaya yatırılmış ve müşterinin tüm isteklerinin proje sonucuna yansıtılması için gerekli önlemlerin alınması, bu sayede projenin müşteri istekleri doğrultusunda yönlendirilmesi için büyük çapta bir çalışma başlatılmıştır. Böylece projenin müşteri tarafından yönetilmesi sağlanmıştır.