Sakarya büyükşehir belediyesine ait evrak verilerinin veri madenciliği yöntemleri ile incelenmesi

Bu tez çalışmasında, kamu kurumlarında belge yönetim süreçlerinin analizi yoluyla hizmet kalitesinin artırılmasına katkı sağlanması amaçlanmaktadır. Bu kapsamda, Sakarya Büyükşehir Belediyesi'ne ait 2016 yılına ilişkin kurum giden evrak verileri kullanılarak, veri madenciliği yöntemlerinden biri olan kümeleme algoritması ile kapsamlı bir analiz gerçekleştirilmiştir. Belge yönetimi, kamu kurumlarında şeffaflık, izlenebilirlik ve verimlilik ilkeleri doğrultusunda kritik bir role sahiptir. Bu bağlamda, evrakların oluşturulma süresi, dağıtım durumu, ilgili belge referansları ve ek içerikleri gibi nitelikler aracılığıyla süreçlerin iyileştirilmesine yönelik veri temelli çıkarımlar yapılması hedeflenmiştir. Çalışmanın yöntem kısmında, veri madenciliği sürecinde yaygın olarak kullanılan CRISP-DM (Cross-Industry Standard Process for Data Mining) modeli temel alınmıştır. Bu çerçevede, öncelikle iş probleminin tanımı yapılmış, ardından veri toplama, veri anlama, veri ön işleme, modelleme, değerlendirme ve uygulama aşamaları sistematik bir şekilde yürütülmüştür. Veri setinde yer alan eksik değerler temizlenmiş ve kategorik veriler sayısallaştırılma işlemleri uygulanarak analiz için uygun hale getirilmiştir. Modelleme sürecinde ise, veri seti üzerinde k-Ortalamalar (k-means) algoritması kullanılarak kümeler oluşturulmuştur. En uygun küme sayısının belirlenmesinde dirsek (elbow) yöntemi kullanılmıştır. Böylece, evrak yoğunluğunun belirli dönemsel örüntüler gösterip göstermediği ve bu örüntülerin personel izin planlamasına nasıl entegre edilebileceği ortaya konmuştur. Uygulama aşamasında, Sakarya Büyükşehir Belediyesi'ne ait evrak yönetim sisteminden elde edilen 2016 yılına ait giden evrak verileri analiz edilmiştir. Yapılan kümeleme analizinde, evrakların çıkış süreleri, ait oldukları aylar ve belgeye eklenmiş ilgi veya ek içerik gibi nitelikler dikkate alınmıştır. K-means algoritması sonucunda, evrakların belirli dönemsel yoğunluklar sergilediği ve bu dönemlerde belge akışının daha fazla olduğu tespit edilmiştir. Özellikle yılın bazı aylarında, evrak çıkışlarının diğer dönemlere kıyasla anlamlı derecede arttığı gözlemlenmiş, bu durumun yıllık izin planlamaları açısından kritik bir gösterge olduğu değerlendirilmiştir. Bu tür dönemlerde personele ait izinlerin dikkatli planlanmaması durumunda, hizmet akışında aksamalar meydana gelebileceği anlaşılmıştır. Bu bağlamda, kümeleme sonucu elde edilen zaman dilimleri, yöneticilere hangi zaman aralıklarında yoğun belge işlemleri olduğunu göstererek karar destek sistemlerine katkı sağlamaktadır. Analiz sürecinde ayrıca, evraklara ilişkin dağıtım, ilgi ve ek bilgisi gibi niteliklerin belge işleme süresi üzerindeki etkileri de incelenmiştir. Korelasyon analizleri neticesinde, özellikle ilgi ve dağıtım bilgisi içeren evrakların işlem sürelerinin daha uzun olduğu ortaya konmuştur. Bu durum, bu tür evrakların daha fazla kontrol ve içerik değerlendirmesi gerektirdiğini göstermektedir. Ayrıca korelasyon matrisleri kullanılarak değişkenler arası doğrusal ilişkiler değerlendirilmiş ve istatistiksel açıdan anlamlı bazı ilişkiler tespit edilmiştir. Elde edilen bulgular, evrakların işlenme sürelerini etkileyen yapısal faktörlerin anlaşılmasına katkı sağlamış ve belge yönetim süreçlerinin iyileştirilmesi adına önemli iç görüler sunmuştur. Bu sayede, veri temelli yaklaşımların kamu kurumlarında sadece teknik değil, stratejik planlamalar için de rehberlik edebileceği vurgulanmıştır. Sonuç olarak, bu tez çalışması, kamu kurumlarında yürütülen belge yönetim süreçlerinin yalnızca arşivleme, kayıt altına alma ya da yasal yükümlülükleri yerine getirme işleviyle sınırlı kalmadığını ortaya koymaktadır. Bilgi teknolojilerindeki gelişmelerin etkisiyle, kamu kurumları bünyesinde dijitalleşen belge yönetim sistemleri, kurumsal verinin hem takibi hem de analizi açısından önemli bir potansiyel sunmaktadır. Bu bağlamda, belge hareketlerinin sistematik biçimde incelenmesi; işlem süreleri, belge nitelikleri ve dönemsel yoğunluklar gibi parametrelerin analiziyle hizmet süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik anlamlı örüntülerin keşfedilmesini mümkün kılmaktadır. Tez kapsamında gerçekleştirilen uygulama, belediye evraklarının barındırdığı bilginin veri madenciliği teknikleriyle analiz edilebileceğini ve bu analizler sonucunda kurumsal karar süreçlerine ışık tutacak veriye dayalı çıktılar üretilebileceğini göstermiştir. K-means kümeleme algoritması ile elde edilen gruplamalar, özellikle insan kaynakları planlaması ve iş gücü yönetimi açısından değerli bilgiler sunmaktadır. Evrak çıkış süreleri ve dönemsel belge yoğunluğu verileri, kurumun yıl içerisindeki iş yükü dağılımını ortaya koymuş; bu da yıllık izinlerin hangi dönemlerde verilmesinin hizmet sürekliliği açısından daha uygun olacağını göstermiştir. Örneğin, belge hareketliliğinin yüksek olduğu ayların belirlenmesi, personelin bu dönemlerde izin kullanmasının hizmet performansını olumsuz etkileyebileceğini işaret etmektedir. Bu tür veri temelli çıkarımlar, klasik yöntemlerle planlanan izin süreçlerine kıyasla çok daha rasyonel, nesnel ve kurumun gerçekliğine uygun çözümler sunmaktadır. Böylece, kamu hizmetlerinde süreklilik ve kalite korunarak, çalışan memnuniyeti ile birlikte vatandaş memnuniyetinin de artırılması hedeflenebilmektedir. Bu çalışmanın ortaya koyduğu bulgular ve uygulama sonuçları, yalnızca akademik katkı sunmakla kalmamakta; aynı zamanda yerel yönetimlerde stratejik planlama, süreç yönetimi ve kaynak tahsisi gibi temel yönetim alanlarına da pratik öneriler geliştirmektedir. Tezde önerilen model, kurumların sahip oldukları veri altyapısını daha etkin kullanmalarına olanak tanırken, veri madenciliği yöntemlerinin karar destek mekanizmalarına entegre edilmesiyle yönetimsel öngörülerin geliştirilmesine yardımcı olmaktadır. Özellikle belediye gibi vatandaşla doğrudan temas hâlindeki kurumlarda, hizmetlerin sürdürülebilirliğini sağlamak ve kaynakları verimli kullanmak açısından bu tür analitik yaklaşımlar kritik bir rol üstlenmektedir. Bu yönüyle tez, hem veri bilimi hem de kamu yönetimi literatürüne uygulamalı bir katkı sunmakta; benzer çalışmalar için örnek teşkil etmektedir.