Arşivlerde dijitalleştirme ve kullanıcı hizmetleri: Bilgi teknolojileri ve iletişim kurumu örneği

Geçmişten günümüze, arşiv hizmetlerinde erişilebilirlik çeşitli araçlar için stratejiler ve teknolojiler kullanılmıştır. Dijitalleşmenin arşivler üzerinde çok büyük etkisi olmuştur. Bu sebepten dolayı dijital arşivlerin gelişmesinde bilimsel ve ekonomik gelişmelerin özel bir yeri bulunmaktadır. Dijital uygulamalar aracılığı ile arşivlere kolay erişim imkânları sağlanmaktadır. Fakat teknolojideki hızlı değişim, arşiv kurumlarını farklı sorunlar ile karşı karşıya getirmektedir. Bu sorunlardan bazıları arasında donanım ve yazılım geliştirme ihtiyacı, sistem bakımı için artan maliyetler, sistem yönetimi, korunma ve veri yönetimi yer almaktadır. Özellikle hızla gelişen büyük veri, veri madenciliği ve veri analiz kavramlarının yaygınlaşması ve bu alanlara yapılan yatırımların artması ile konu daha da önem kazanmıştır. Çalışmada kurumsal dijital arşivin önemi, kurumsal dijital arşiv çalışmalarının yapılandırılması ve kağıtsız ofis uygulamalarına geçiş ile ilgili koşullar değerlendirilmektedir. Bu çerçevede araştırmanın alanını Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Merkez Teşkilatında yapılan dijital arşiv çalışmalarının analizi oluşturmuştur. Bu kapsamda Ankara'da bulunan Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Merkez Teşkilatında görev alan toplamda 1.350 personel çalışmakta olup ankete katılabilecek olan toplam personel sayısı 850 olarak öngörülmüştür . Bu örneklemden 102 kurum personeline 2019 Mart ayı içerisinde anket uygulanmıştır. Gerçekleştirilen anket ile katılımcıların kurumda bilgi, belge ve arşiv sistemlerine dönük koşulları değerlendirmesi istenmiştir. Bu kapsamda kurumsal dijital arşivin sağlayacağı faydalar ve olumlu/olumsuz etkiler incelenmiş, kurumun arşivlerinin sayısallaştırması ile kurumsal hafızasın elektronik ortamda oluşturulması ve kâğıt kullanımının ortadan kaldırılması, dijitalleştirme projesini sonucunda elde edilecek kazanımlar ve kurumda yapılmakta olan Dijital Arşiv IT çalışmasının kurum için ne derece etkili olacağı araştırılmıştır. Çalışmada literatür incelemesi, anket ve kurumda gerçekleştirilen analizler sonucunda elde edilen bulguların betimsel istatistikleri değerlendirilmiş, anket verilerinin aritmetik ortalama ve standart sapmaları, Ki-kare sonuçları, korelasyon ve regresyon değerleri yorumlanmıştır. Çalışma sonucunda "dijital arşivlerde kurumsal gereksinimlere uygun, içeriğe etkin erişimin sağlanabildiği güvenli modellerin geliştirilebilmesi için dijitalleştirme süreçlerinin projelendirilmesi gerekir" şeklindeki hipotez doğrulanmıştır.