Dijital çağda değişen belge olgusunun geleneksel arşiv düzenleme ve tanımlama uygulamalarına etkisi

Arşivlenen elektronik belgelerin, geleneksel metotlar ışığında şekillenen arşiv uygulamalarını etkilediği düşünülmektedir. E-belgelerin güncel dönemde üretimi, onaylanması ve dağıtımı şeklindeki uygulamalarda, arşiv malzemesi olduktan sonra da özgünlüğünün muhafazası, belge hiyararşisinin korunması ve arşivsel bağın kurulması gibi konularda yeni gelişmeler olmuştur. Bunlardan biri de düzenleme ve tanımlamayla ilgilidir. Bu tez çalışmasının amacı, arşive devredilmiş e-belgelerin düzenlenmesi ve tanımlanması olarak bilinen entelektüel kontrolü sırasındaki geleneksel metotların yeterliliğini değerlendirmektir. Bu yapılırken e-arşivlerin geleneksel uygulamalarda ne tür değişimlere sebep olduğu da ortaya çıkarılmaya çalışılmıştır. Tezin problemi, bilgi teknolojisine dayalı elektronik belgelerin yoğun olarak kullanılmaya başlanmasıyla, provenans ve asli düzen gibi prensiplerin yeterli olup olmadığını tartışmak ve prensiplerin uygulanmasının gerekliliği üzerine yeniden düşünmektir. Teori ve uygulamalarda adı geçen tartışmalar yaşandığından tezin hipotezi "dijital çağda değişen belge olgusunun geleneksel arşiv düzenleme ve tanımlama uygulamalarını etkilediği" şeklinde belirlenmiştir. Hipotezin sınanması süreci iki yol üzerinden yürütülmüştür. Bunlardan ilki, literatüre dayalı olarak uzmanların görüşleri ışığında durumu tespit etmek; ikincisi, kişilerle görüşmeler gerçekleştirip kurumlarda saha çalışması yapmaktır. Saha çalışmasında örneklem olarak Türkiye'deki farklı kurumlardan e-belge yönetimi uygulamalarını ve arşiv süreçlerini deneyimlemiş uzmanlar seçilmiştir. Bu kapsamda on beş (15) kurumdan on sekiz (18) katılımcı ile görüşme yapılmıştır. Bazı kurumlarda görüşmeye birden fazla kişi katkı sağlamıştır. Sahada yapılan gözlem ve görüşmelerde ilginç sonuçlar elde edilmiştir. Bunlardan biri, e-belgelerin düzenleme ve tanımlamaya olan etkileriyle henüz yeteri kadar yüzleşilemediği gerçeğidir. Örgütlerin güncel belgeler için kullandıkları veri depoları e-kurum arşivi gibi görülmektedir. E-belgelerle ilgili çözümler, çoğunlukla anlık erişim ve kullanıma yöneliktir. Çözümlerin, arşivlenen e-belgelerle alakalı uzun dönemde ne kadar kullanışlı olacağı konusu soru işaretleri barındırmaktadır. Kalıcı çözüm üretilememesinin önemli bir sebebi, arşivcilerin elinde rehber niteliğinde yeterli prosedürlerin bulunmaması olarak değerlendirilmiştir. Saha çalışmasında öne çıkan diğer bir husus da e-belgelerle birlikte birtakım yeni tanımlama alanlarının ortaya çıkması, bunun da uygulamaları etkilemesidir. Katılımcılar, yeni tanımlama alanlarını önceki uygulama standartlarına eklemeler yaparak kullandıklarını belirtmişlerdir. Tezde, e-belgelerin geleneksel arşivcilik yaklaşımlarının yeniden yorumlanmasına neden olduğu görülmüştür. Bunun önemli bir sebebi, arşivlenen e-belgelerin bilgi taşıyıcı özellikleri, kayıt ortamları ve formatları, bilgi güvenliği ve uzun süre orijinal kalmak ve delil değerini muhafaza etmekle ilgili kırılgan bir yapıya sahip olmalarıdır. Özellikle literatür analiz edilirken, arşiv prensipleri olarak provenans ve orijinal düzenin dijital çağda işlevsiz kalacağı endişeleriyle karşılaşılsa da çalışmada organik bağı koruyup, belge hiyerarşisini sağlamak için bu prensiplere daha çok ihtiyaç olacağı sonucuna varılmıştır.