EBYS kullanılabilirliği ve erişilebilirliği üzerine bir araştırma: Afyon Kocatepe Üniversitesi örneği

Bu araştırmada, kamu kurumlarında Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)'nin erişilebilirliği ve kullanılabilirliği incelenerek çalışmanın ortaya koyduğu sonuçlar çerçevesinde kurumların, EBYS uygulamalarını daha etkin hale getirmeleri için çeşitli önerilerde bulunulması amaçlanmıştır. Afyon Kocatepe Üniversitesi'nde EBYS'nin erişilebilirlik ve kullanılabilirlik açısından detaylı bir şekilde incelenmemiş olması ve sistemin kullanıcı deneyimine yönelik iyileştirme ihtiyacı, bu çalışmanın gerçekleştirilmesini gerekli kılmıştır. Çalışmada, nicel ve nitel verilerin bir arada kullanıldığı araştırma yöntemlerinden karma araştırma deseni benimsenmiştir. Karma desenden yakınsayan paralel desen tercih edilmiştir. Nicel boyutta kullanılabilirlik ölçeği ve kamis kamu internet siteleri rehberi erişilebilirlik ilkeleri uygulanmıştır. Nitel boyutta kullanıcıların sistem hakkındaki görüşleri alınmıştır. Kullanıcıların, EBYS sistemi hakkındaki deneyimleri, açık uçlu sorular aracılığıyla derinlemesine incelenmiştir. Kullanılabilirlik ölçeğinden elde edilen sonuçlarda kullanılabilirliğin çok iyi olmadığı belirlenmiştir. Erişilebilirlik için ise EBYS'de ses ve video öğeleri bulunmadığı için bu konu ile ilgili maddelere bakılamamıştır. A düzeyi ilkelerde site tasarımında ve uyarı mekanizmasında engelli kullanıcılar çok göz önüne alınmamıştır. AA düzeyindeki maddelerin çoğunluğunu İyi Düzey içeren maddeler oluşturmaktadır. Genelde içerikle ilgili maddelerde Zayıf Düzey seçilmiştir. AAA düzeyindeki maddelerin çoğunluğunu İyi Düzey içeren maddeler oluşturmaktadır. Sistem tarafından kullanıcılara verilen açıklamaların yetersiz olduğu katılımcılar tarafından ifade edilmiştir. Açık uçlu sorularda kullanıcıların belirttiği sorunlar şunlardır: Doğru dosya kodunun bulunması zordur. Evrakın gönderileceği birimin bulunması zordur. Evrak ararken tutarsızlıkların mevcut olduğunu belirtmişlerdir. Kullanıcılar; sistemin yavaş olduğunu, arama kısmında gerekli evrakları bulamadıklarını, evrak eklemede problem yaşadıklarını, tablo yapılmasının çok zor olduğunu belirtmişlerdir. Katılımcılar açıklamalı bir menü istediklerini, mobil uyumluluk konusunda sıkıntı yaşadıklarını ve kullanıcı dostu olmadığını belirtmişlerdir. Kullanıcılar eimza güncellemesinde problem yaşadıklarını ve bu yüzden bir sıkıntıya sebep olabileceği endişesiyle güncelleme yapamadıklarını ifade etmişlerdir. Kullanıcılardan biri de yeterli eğitimin olmadığını belirtmiştir. Kullanıcıların belirttiği çözüm önerileri ise güncel bir arayüzün olması, sistemin hızlı olması, destek eğitimi ve operatör yardımının sağlanmasıdır.