Elektronik belge yönetim sistemlerinin kullanılabilirlik ve insan – bilgisayar etkileşimi açısından değerlendirilmesi: Hacettepe Üniversitesi örneği

Bugünün dijital dönüşüm çağında kuruluşların ihtiyaç duyduğu verimlilik ve rekabet gücüne erişmeleri, kurumsal bilginin organizasyonunu sağlayan elektronik belge yönetim sistemleri olmadan mümkün değildir. Modern iş dünyasının can damarı olan elektronik belge yönetimi, standartlara uygun belge oluşturma, düzenleme, dosyalama, iş akışına uygun olarak imzaya ve dağıtıma çıkarma, yetkilendirme mekanizması ile belge gizliliğini koruma, zaman ve konumdan bağımsız olarak belgelere erişim sağlama, iş kurallarına göre arşivleme ve yaşam süresi dolan belgeleri imha etme süreçleriyle, kurumlardaki bilgi ve belge yönetimine sürat, güvenlik, maliyet, verimlilik bakımından önemli katkılar sağlar. Dünya genelinde onlarca elektronik belge yönetim sistemi, birçok yeni işlev ve özellik ile piyasaya sürülürken EBYS'lerde kullanılabilirlik özelliği, diğer tüm işlev ve özelliklerin verimli ve etkili kullanılabilmesini doğrudan etkilemektedir. Zira kullanıcı sistemi kullanarak mevcut işlerini daha az çaba ile gerçekleştiremediğinde sistemler atıl kalmakta ve iş verimliliği düşmektedir. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, yazılım geliştirme sürecinde, sertifikasyon sürecinde, yazılım satın alma kararı verilmeden önce ve yazılım kullanılmaya başlandıktan sonra belirli aralıklarla kullanılabilirlik bakımından test edilerek, kullanıcı profili, teknoloji ve iş kurallarına uygun olmayan özellikleri tespit edilmelidir. Oysa günümüzde halen EBYS seçim ve sertifikalandırma süreçlerinde kullanılabilirlik faktörü yetersiz temsil edilmekte, kullanıcı odaklı yazılım geliştirme ve kullanılabilirlik testleri yazılım geliştirme yaşam döngüsünde ihmal edilmektedir. Bu ihmalin sebebi, işlevsel kriterler kolayca formüle edilebilir iken, kullanılabilirlik hakkında gerekli yetkinliğe ve yeterli farkındalığa sahip olunmamasıdır. Bu tez çalışmasında 4 ayrı kullanılabilirlik değerlendirme yönteminin (Sezgisel Değerlendirme, Sunucu Log Analizi, Sunucu Logları ile Rota Analizi ve Kullanıcı Testi) EBYS üzerinde uygulanma teknikleri, yöntemlerin güçlü ve zayıf yönleri, yöntemleri daha verimli kılmak için öneriler, hangi test yöntemleri ile ne tür bilgilere ulaşılabileceği, bu bilgiler ile EBYS'lerin hangi açılardan iyileştirilebileceği, EBYS kullanılabilirliğini etkileyen faktörler ve farklı roller açısından kullanılabilirlik testlerinin getirdiği faydalar, Hacettepe Üniversitesi EBYS örneği üzerinden ortaya çıkarılmıştır. Sezgisel Değerlendirme yönteminde literatür taraması ile bir kullanılabilirlik kriter listesi geliştirilmiş, EBYS açısından önem arz eden 30 ekran bu kriterler ışığında 2 iterasyonda test edilmiştir. Sunucu Log Analizi yöntemi ile EBYS sunucusunda depolanan 29 günlük, 16 milyon erişim log kaydı ve 8064 hata log kaydı üzerinde gerçekleştirilen log analizleri sonucunda, istatistiksel kullanım bilgileri elde edilmiştir. Sunucu Logları ile Rota Analizi yönteminde, verinin temizlenmesi, sayfa adreslerinin kodlanması, kullanıcı oturumlarının tespiti, tüm oturumlardaki rotaların (URL dizilimlerinin) belirlenmesi ve tüm alt rotaların ortaya çıkarılması adımları izlenerek rotaların tüm oturumlarda görülme sıklığı belirlenmiştir. Kullanıcı Testi çalışması kapsamında, Sunucu Log Analizlerinin ve Sezgisel Değerlendirme çalışmasının işaret ettiği problemli işlem ve sayfalar için 5 deneyimli, 5 deneyimsiz 10 denek ile kullanıcı testleri gerçekleştirilmiştir. Test sırasında uygulanan görevler aracılığı ile kullanıcıların ara yüz kullanım performanslarını gösteren etkinlik ve verimlilik ölçümüne ilişkin çeşitli nicel bilgiler, video kaydı ve sesli düşünme tekniği ile nitel veriler elde edilmiştir. Araştırma sonucunda tüm bulgular bir araya getirildiğinde, belge yaratma ekranlarının sadelikten uzak olması ve yönlendirici olmaması, belge arama işleminin etkili olmaması, işlemleri gerçekleştirmek için gerekli bilgilere erişimin zor olması, dolaşım yeteneklerinin yetersizliği nedeniyle sistemde kaybolma hissi yaşanması, yönlendirici ve öğretici olmayan hata mesajları ve standart dışı işlem yapmaya müsaade eden yazılım tasarımı, EBYS kullanılabilirliğini en çok etkileyen, kullanıcıları en çok zorlayan faktörler olarak ortaya çıkarılmıştır. Ayrıca EBYS kullanılabilirlik değerlendirmesi için bir model geliştirilmiş, bu model ile, EBYS kullanılabilirlik değerlendirmesi, EBYS hakkında karar destek bilgilerinin elde edilmesi ve EBYS kullanıcı eğilimlerinin izlenmesi olmak üzere 3 farklı kategoride test yöntemlerinden nasıl faydalanılabileceği açıklanmıştır.