Elektronik Belge Yönetimi Sisteminin etkin kullanımı üzerine bir araştırma: Bir kamu kurumu örneği

Günden güne küreselleşen Dünya'nın ihtiyaçlarına en doğru cevap olarak nitelendirebileceğimiz bir yazılım olan EBYS, tam adıyla Elektronik Belge Yönetim Sistemi, evrak düzenini sağlayacak ve çalışma hayatının en büyük problemlerinden biri olan düzensiz takip ve kağıt israfına önemli derecede bir çözüm sağlayacaktır. EBYS tüm dokümantasyon işlemlerinin elektronik ortama taşınarak ilerlemesine olanak sağlayan bir yazılım sistemi olup, çağın tüm evrak yönetim ihtiyaçlarına sorunsuz bir şekilde hizmet verecektir. Sürekli gelişen teknolojiyle birlikte daha çok anlam kazanan "hız", EBYS ile evrak akışının beklentilere oranla oldukça "HIZ"lı bir şekilde sağlayacaktır. Sistemin sağladığı imkanlar değerlendirildiğinde öncelikli olarak alışılagelmiş olan günlük ofis sirkülasyonundan çalışanları kurtardığını ve bireyin kendisini daha rahat ve adapte olduğu bir ortamda çalışmaktan zevk aldığıdır. EBYS aynı zamanda elektronik imza ve mobil imza ile onaylanması gereken evrakların imzalanmasında, QR kodu ile evrakların doğrulama işleminin sağlanmasında, telefona uyarlanan EBYS aplikasyonunun indirilerek istenilen her yerden, uzaktan bağlantı gerektirmeksizin evrakların 7/24 takibinde ve onaylanması gereken evraklar sistem üzerinden kişiye mail olarak gönderilip bilgilendirilmesi hususunda önemli avantajlar sağlamaktadır. Sıralanan avantajlara ek olarak, EBYS, şirket, kurum ve kuruluşları gereksiz evrak israfından kurtaracak olup dahası ülkeye sağladığı enerji tasarrufu ve adam/saat çalışma oranını en aza indirgeyerek sağladığı avantajları vurgulamak gerekmektedir. Bu araştırmada İstanbul ilindeki çeşitli kamu kuruluşlarında görev yapmakta olan bireylerin EBYS kullanımına ilişkin değerlendirmelerinin ortaya çıkarılması amaçlanmıştır. Araştırmada betimsel araştırma modellerinden tarama yöntemi kullanılmıştır. Araştırmanın evrenini İstanbul ilinde belirlenmiş olan bir kamu kuruluşunda çalışan ve EBYS kullanan bireyler oluşturmaktadır. Araştırmanın örneklemini İstanbul ilinde belirlenmiş olan bir kamu kuruluşunda çalışan 258 katılımcı oluşturmaktadır. Araştırmada veri toplama tekniği olarak anket formu kullanılmıştır. Araştırmada kullanılan anket formu üç bölümden oluşmaktadır. Anketin birinci bölümünde katılımcıların demografik özeliklerinin belirlenmesi için yaş, cinsiyet, eğitim durumu, kurumdaki çalışma süresi, sektördeki çalışma süresi ve EBSY'yi kullanma süreleri sorulmuştur. Anketin ikinci bölümünde katılımcıların EBYS'yi genel değerlendirmeleri için beşli likert türünde 5 sorudan oluşan EBYS genel değerlendirme ölçeği kullanılmıştır. Anketin üçüncü bölümünde ise katılımcıların EBYS'yi kullanımı ve faydaları hakkındaki görüşlerin belirlemek için beşli likert yapıda 18 sorudan oluşan EBYS faydaları ve kullanımı ölçeği kullanılmıştır. Çalışmada elde edilen veriler SPSS 24.0 programı ve Lisrel 8.7 programı analiz edilmiştir. Araştırma kapsamında kullanılan ölçeklerin ölçüm özelliğini test etmek amacı ile geçerlilik güvenirlik analizleri yapılmıştır. Verilerinin dağılımın normal olması sonucunda hipotezler için ikili grup karşılaştırılmasında bağımsız örneklem t-testi gerçekleştirilmiş, ikiden fazla grup arasında yapılan karşılaştırmalarda tek yönlü Anova testi yapılmıştır. Araştırma sonucunda katılımcıların cinsiyet ve eğitim düzeyi bakımından anlamlı farklılık göstermediği tespit edilmiştir. Buna karşılık 41 ve üzeri yaş katılımcıların kurum tecrübesi 1 yıldan az olan kullanıcıların, kullanım tecrübesi 1 yıldan az olan kullanıcıların EBYS değerlendirmelerinin daha yüksek olduğu sonucuna ulaşılmıştır. Ayrıca EBYS değerlendirmeleri, faydaları ve etkin kullanım ile ilgili düşünceleri arasında orta düzeyde pozitif yönlü anlamlı ilişkiler bulunmaktadır.