Kamusal bilgi ve veri yönetimi politikaları çerçevesinde özel güvenlik gerektiren belgelerin yönetimi

Kurumsal bilgi sistemlerinde çok çeşitli ve farklı özelliklere sahip veri, bilgi ve belge oluşturulmakta veya sağlanmaktadır. Bu özelliklerin en önemlisi olan gizlilik, veri, bilgi ve belgelere yetkisiz erişimlerin engellenmesi amacıyla kullanılan özel bir güvenlik tedbiridir. Özel güvenlik gerektiren belgeler başarılı bir şekilde yönetilemediğinde, gerekli olan güvenlik önemlerinin alınamamasına, kişisel mahremiyet ile ulusal güvenliğin, ulusal ve uluslararası menfaatlerin zarar görmesine, belge süreçlerinin iş yükünün ve maliyetinin artmasına ve etkinliğinin azalmasına, bilgi edinme hakkının engellenmesine neden olmaktadır. Bu araştırmanın amacı, kamu kurumlarında gizlilik dereceli belge yönetimi çerçevesinin oluşturulması, belge gizliliği ve güvenliğinin sağlanması için politika ve prosedürlerin belirlenmesi, farklı ortamlarda gerçekleştirilen gizlilik dereceli belge yönetim süreçlerine ait gerekliliklerin tespit edilmesi, gizlilik dereceli olmayan fakat özel güvenlik gerektiren belgeleri de kapsayan, özel güvenlik gerektiren belge yönetimine ilişkin bir model önerisinin sunulmasıdır. Doküman analizi yöntemiyle elde edilen araştırma verileri betimsel analiz tekniği kullanılarak analiz edilmiştir. Araştırmada sonucunda "Türkiye'de, kamu kurumlarında kamusal bilgi ve veri yönetimi politikaları çerçevesinde özel güvenlik gerektiren belgelerin yönetimine dönük bütünsel (holistic) politikalar oluşturulmadığı için ilgili belge serilerine dönük gizlilik derecelerinin tanımlanması, bu belgelerin düzenlenmesi, kullanımı, arşivlenmesi, korunması ve süreçlerde teknolojik araçların kullanımında belirsizlikler yaşanmaktadır" şeklinde belirlenen hipotez doğrulanmıştır. Gizlilik dereceli belge yönetiminin farklı kurumsal düzlemlerde ilgili gizlilik derecesine göre fiziki veya elektronik ortamlarda gerçekleştirildiği tespit edilmiştir. Gizlilik dereceli belgelerin oluşturulacağı ve muhafaza edileceği birimler ile gizlilik derecesinin değerlendirilmesi, gizlilik derecesinin düşürülmesi, kaldırılması veya belgenin imha edilmesi ve bilgi talebi itirazları kapsamında farklı yapıların oluşturulduğu görülmüştür. Araştırma bulguları doğrultusunda özel güvenlik gerektiren belgelere yönelik bir model geliştirilmiştir. Kamu kurumlarının mevcut gizlilik dereceli belge yönetimi uygulamalarının iyileştirilmesine, daha etkili gizlilik politikalarının ve prosedürlerinin oluşturulmasına ve denetim süreçlerinin geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunulmuştur.