Üniversitelerde bilgi yönetimi için kağıt kullanılmayan çevre modeli : Bir uygulama ile

Bu araştırmanın amacı; Yükseköğretim Kurumlarında bilgi sistemlerinin gerekliliğini analiz etmek ve kâğıt, evrak ve dosyalardan oluşan manuel bilgi sistemlerini dönüştürmek için pratik bir yaklaşım önermektir. Önerilen sistemde, diğer kuruluşlarla birlikte çalışabilecek kağıtsız Bilgi Yönetimi ortamı sağlamak önemsenmiştir. Birçok üniversitede kâğıda yazılı evraklar ile geleneksel raporlama sistemleri kullanılmaktadır. Manuel sistemler, otomatik sistemlerden çok daha fazla insan ve işlem süresi gerektirir. Aynı zamanda geleneksel yöntemler ile bilgiyi klasörlerde güvenle saklamak, arşivlemek ve gerektiğinde bilgiye tekrar ulaşabilmek için de otomatik sistemlere göre daha fazla iş gücüne ve zamana ihtiyaç vardır. Bilgi paylaşım ve saklama süreçlerinin manuel olarak yürütülmesi, iş yükü ve maliyeti arttırırken, bilgi ve belgelere anında erişme imkânı da sağlamamaktadır. Ancak gelişen teknolojiler ve otomatik sistemler sayesinde kâğıtsız bir bilgi paylaşım ortamına geçiş kolaylaşabilir. Bu değişim sonucunda oluşturulan karar destek sistemleri sayesinde bilgi kolay erişilebilir, sınıflandırılmış ve hatta işleme sırasında analiz edilmiş hale gelmektedir. Önceden, bilgisayar ortamında veri paylaşımı yasal olarak mümkün değildi fakat mevcut düzenlemeler sayesinde günümüzde organizasyonların verimliliğini artırmak amacıyla otomatik bilgi sistemleri desteklenmektedir. Artık üniversiteler geleneksel kâğıt ve evrak temelli manuel bilgi sistemlerini bırakıp, otomatik bilgi sistemlerine geçmektedirler. Bu sayede maliyet, insan gücü ve zamandan tasarruf sağlarken aynı zamanda etkili, güvenli ve hızlı bir sistem elde edebilirler. Bu çalışmada, bir üniversitenin belirlenen iş süreçleri için metodoloji önerilmiş ve uygulanmıştır.