Türkiye'de araştırma üniversitelerinin kurumsal akademik arşivlerinde üst veri kalitesinin değerlendirilmesi

Kurumsal akademik arşiv sistemleri gerekli bilgiyi depolamak, düzenlemek ve korumak amacıyla oluşturulmuş sistemlerdir. Kurumsal akademik arşiv sistemlerinde çeşitli türde yayınların kayıtları bulunmakta ve bu kayıtlar üst veriler aracılığıyla arşivlenmektedir. Kurumsal akademik arşivlerde bulunan kaynaklara ait üst verinin güncel, doğru, tutarlı ve tam bir şekilde standartlara uygun olarak sunulması yayınların erişimini sağlamada önemlidir. Kurumsal akademik arşivlere yönelik üst veri politikalarının standart bir yapıda sunulamaması, iş akışlarının organizasyonel yapıya uygun hale getirilememesi gibi birçok etken bilgi kaynaklarının üst verisinin sunumunda kaliteyi etkileyen sorunlar yaşanmasına neden olmaktadır. Çalışmanın temel amacı, Türkiye'deki araştırma üniversitelerinin kurumsal akademik arşivlerindeki bilgi kaynaklarına ait üst verinin tamlık, tutarlılık, doğruluk kalite unsurları açısından mevcut durumunu ortaya koymaktır. Ayrıca, Türkiye'deki araştırma üniversitelerinin kurumsal akademik arşivlerinde bilgi kaynaklarının tanımlanmasına yönelik iş süreçlerinde yaşanan idari, teknik ve organizasyonel sorunların tespit edilmesidir. Çalışmada öncelikle, Türkiye'de bulunan 20 araştırma üniversitesi kurumsal akademik arşivinde yer alan 656 adet bilgi kaynağı ve bu kaynaklara ait 3.280 adet üst veri içerik analizi ile incelenmiştir. Ardından, Türkiye'de araştırma üniversiteleri kurumsal akademik arşivlerinde bulunan bilgi kaynağı üst veri tanımlamalarında üst veri kalitesine yönelik yaşanan sorunların tespit edilebilmesi amacıyla 18 adet araştırma üniversitesi kurumsal akademik arşivinde görev yapan yetkili kişiler ile yarı yapılandırılmış görüşme tekniği çerçevesinde veriler toplanarak analiz edilmiştir. Araştırmada, Türkiye'de araştırma üniversiteleri kurumsal akademik arşiv sistemlerinde tutarsız, doğru ve tam olmayan kaynak üst veri tanımlamaları tespit edilmiştir. Buna göre; üst veri alanlarında büyük/ küçük harf ve noktalama hataları, eksik üst veri girişleri, sistemde giriş yapılmamış öğe alanları, hatalı bilgiler, yazım farklılıkları ve kısaltma kullanımı sorunları bulunmaktadır. Çalışma bulguları üst veri alanlarında en fazla doğruluk kriterinde sorunlar yaşandığını göstermektedir. Ayrıca, Türkiye'de araştırma üniversiteleri kurumsal akademik arşiv sistemlerinde üst veri kalitesi sağlanmasında yaşanan en temel sorunun eğitim ihtiyacı olduğu ortaya çıkmıştır. Kurumsal akademik arşivlerde üst veri tanımlanması sürecinde, veri yönetim planı, iş akış prosedürü ve kalite kontrol iş süreçlerine yönelik eksiklikler dikkati çekmektedir. Bütçe, erişim, personel ve teknik destek yetersizliği; standartlaşma eksikliği, telif hakkı sorunları, toplu aktarımda yaşanan sorunlar, yazılım ve yönetim desteği gibi sorunlar da belirlenmiştir. Bu çerçevede üst veri kalitesi sağlamadaki iş süreçlerinde ortak çalışmaların yapılması, personele yönelik resmi eğitim desteği sunulması, üst veri kalite kontrolünü içeren resmi dokümanların hazırlanması fayda sağlayacaktır. Çalışma sonuçlarının kurumsal akademik arşiv sistemleri odaklı araştırmalara temel teşkil edeceği ve mevcut durumda üst veri tanımlamalarında yaşanılan sorunları ele alarak nitelikli üst veri tanımlamalarının gerçekleştirilmesine katkı sağlayacağı düşünülmektedir.