Management information systems (An application concerning human resources management)

Yönetim Bilişim Sistemleri işletme içi fonksiyonlar arası veri ve bilgi akışını işletme hedeflerine uygun olacak şekilde düzenleyen bir sistemdir. İşletmenin kısa ve uzun dönemdeki hedefleri, yönetimdeki kişilerin davranış ve tutumları, kullanıcıların sistemden beklentileri önemli bileşenlerdir. Yönetim Bilişim Sistemlerinde amaç; istenilen bilgiye, istenildiği zaman, istenilen şekilde ve istenilen kişi tarafindan ulaşılmasını sağlamaktır, sistem kurulmadan önce ilk adımda şirket gereksinimleri belirlenmelidir. Kurulacak sistem yeni bir sistem mi olacaktır, yoksa var olan sistemdeki aksaklıkları gidermeye yönelik bir sistem mi olacaktır, buna karar verilmelidir. Her iki durum için ikinci derecede yapılması gereken, sistem analizi yaklaşmamı kullanarak problemin ne olduğunu belirlemek, buna uygun hedefleri ortaya koymak, hedef değerlere ulaşılıp ulaşılmadığını ölçmeye yönelik performans ve kriter değerleri saptamak ve hangi verileri kullanarak hangi bilgilere ulaşılabileceğini belirlemektir. Genel amacı yukarıda özetlenmeye çalışılan bir " Yönetim Bilişm Sistemi " çalışması şu başlıklardan oluşmaktadır: 1. Planlama, 2. Kontrol, 3. Tasarım, 4. Uygulama. Yapılan uygulamada "İnsan Kaynaklan Yönetimi" sistemi ele alınmış ve bu sistem yukarıda sözü edilen adımlar izlenerek irdelenmiştir. Sistemde ele alınan şirket A ve B alanında kurulu olan iki ayrı işletmeden oluşmaktadır. Çalışan kişiler işçi (hourly-waged employee) ve memur (salaried employee) olmak üzere iki sınıfa ayrılmıştır. İşletme içi fonksiyon yada departmanlar da " Genel Fonksiyonlar " ve genel fonksiyonları oluşturan " Alt Fonksiyonlar " olmak üzere, ana fonksiyonlar " Fonksiyon A ", " Fonksiyon B ",...; alt XIVfonksiyonlar da " Fonksiyon Al ", " Fonksiyon A2 ",... diye sınıflandırılmışlardır. Planlama aşamasında var olan sistem irdelenmiş ve sistemin aksayan yönleri belirlenmiştir: 1. Var olan işgücü verimli olarak kuUanılmıyor, 2. Sistem bilgilerin tamamının depolamasına ve yöneticiye karar verme sırasında destek olmaya olanak vermiyor, 3. Gereksiz bilgi tekrarı. Aksayan bu yönler sıralandıktan sonra planlama aşamasında, hedefler belirlenmiş ve bu hedeflere ulaşmak için gerekli olan bilgi türleri sıralarımıştır. Hedefler aşağıdaki ana maddelerden oluşmaktadır: 1. îşgücü verimliliğini arttırarak birtakım yem alt sistemlerin sisteme dahil edilmesini sağlamak (Eleman seçim testleri gibi), 2. Yeni bir yazılım paketi (Excel 4.0) kullanarak bilgi depolanmasını sağlıklı hale dönüştürmek ve bu bilgilerin periyodik analizlerinin yapılmasına olanak tanımak, 3. Alt sistemler arası veri ve bilgi akışım etkinleştirip, bilgi tekrarına engel olmak. Hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının belirteci olan performans kriterleri de belirlendikten sonra sistemin kontrol aşamasına geçilmiştir. Bu çalışmada kontrolü, genelde üst yönetimden gelen bilgi isteği ve bu üginin formaü şekillendirecektir. Çünkü ele alınan sistem genelde başka birimler için gerekli verileri üreten bir fonksiyon olarak düşünülebilir. Çalışmanın en önemli kısmım tasarım oluşturmaktadn*. Tasarım üç ayrı başlıkta irdelenebilir: Genel tasarım, Kavramsal tasarım, Ayrıntılı tasarım olmak üzere üç aşamadan oluşmaktadır. XVGenel tasarımda sistemdeki tüm veri ve bilgi gereksinimi belirlenmiş ve bunlar kendi aralarında sınıflandmlmıştır. Buradan yola çıkarak sistem birtakım alt sistemlere aynlmştır ve sistemin genel modeli çıkarılmıştır. Sistemi oluşturan alt sistemler aşağıdaki şekilde sıralanabilir: 1. Tahakkuk-puantaj alt sistemi, 2. Personel alt sistemi, 3. Maliyet analiz alt sistemi, 4. İşgücü, maaş ve organizasyon alt sistemi, 5. Performans alt sistemi, 6. Başvaru takip alt sistemi, 7. îş kazaları alt sistemi, 8. Eğitim alt sistemi. Herbir sistemin sorumluluğuna giren fonksiyonlar ve bunlar hakkındaki özet bilgi şu şekilde tanımlanabilir: 1. Tahakkuk ve Puantaj Alt Sistemi Tahakkuk ve puantaj alt sistemi çalışan kişilerin puantörlük bügüerinin ( işe giriş-çıkış, fazla mesai ve devamsızlık saatleri ) tutulmasından ve bordronun çıkarılmasından sorumludur. Kart basma işlemi yardımı ile herbir kişiye ait giriş-çıkış saatleri bilgi işlemdeki ana sisteme girilmiş olmakta ve ay sonunda bu datalann departman bazmda dökümleri alınmakta, bu bilgi de diğer alt sistemlerde ( iş. kazaları, insan gücü - maaş - organizasyon, vb. ) veri olarak kullanılmaktadır. 2. Personel Alt Sitemi Personel alt sistemi işe yeni giren veya işten çıkan personelin giriş / çıkış evraklarını doldurmaktan, bunları dosyalamaktan, ilgili datalan ana sisteme girmekten, hukuki evrakları hazırlamaktan ve zam dönemleri sonrasında beyaz yakalı çalışanın ücretlerini ana sisteme girmekten, çalışan kişinin herhangi bir bilgisinde ( unvan, adres, çalıştığı yer, vb. ) değişiklik olduğunda bunları güncel halde tutmaktan sorumludur. XVI