Elektronik belge yönetim sisteminin genişletilmiş teknoloji kabul modeli temelinde benimsenmesi: Sakarya Üniversitesi örneği

Günümüzde bilgi teknolojilerinin yaratmış olduğu etki, yaşamın her alanında görülebilmektedir. Kar amacı gütmeyen kamu kurum ve kuruluşlarının da verdikleri hizmet kalitesini yükseltmeye yönelik olarak bu teknolojiden yararlanması bir gereklilik olarak karşımıza çıkmaktadır. Kamu kurumları, kendi iç işleyişleri ve verdikleri hizmetler ile ilgili süreçleri, yazılı olarak belirli bir formatta saklamak zorundadırlar. Bilgi teknolojilerinin iş süreçlerine dahil olmasından çok daha önceleri belgeler kanunla belirlenmiş belli bir formatta fiziksel olarak saklanmaktaydı. Fakat günümüzde ise birçok kamu kurumu iş süreçlerini elektronik ortama geçirmiş ve kendi iç ve dış iletişimlerini web tabanlı olarak yine belli bir standart dahilinde hem oluşturmakta hem de saklamaktadır. Bu şekilde kullanılan uygulamalara Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) denmektedir. Ülkemizde EBYS'lerin yeni yeni kullanmaya başlanmasından dolayı EBYS ve kullanıcı etkileşimlerine dair çalışmaların sayısı oldukça az durumdadır. Bir organizasyondaki yeni bir teknolojik uygulamanın getirdiği değişimler, bu uygulamayı kullanan kişiler üzerinde olumlu veya olumsuz birtakım etkilere neden olmaktadır. Literatürde bu ilişkileri açıklamak adına teknoloji kabul modelleri geliştirilmiştir. Bu çalışmada, Sakarya Üniversitesi akademik ve idari personelinin, EBYS'yi kullanım düzeyleri, tecrübeleri, kullanım niyetleri ve benimsemeleri, genişletilmiş teknoloji kabul modeli temelinde incelenmiştir. Bu doğrultuda personelin EBYS'yi benimseme düzeyinin ölçülmesi amaçlanmış, bu amacı yerine getirebilmek için, teknoloji kabulüne dair oluşturulan ölçekler incelenmiş, kurumsal düzeyde ölçüme uygun olacak ifadelere karar verilerek akademik ve idari personelin EBYS'yi benimseme ve kullanım düzeyleri ölçülmüştür. Yapılan değerlendirmeler sonucunda personelin EBYS'yi benimseme ve kullanımına etki eden en önemli faktörün uygulamaya dair algıladıkları fayda olduğu görülmüştür. Cinsiyet ile EBYS kullanımı arasında herhangi bir ilişki bulunamamıştır. Akademik personelin, EBYS'yi daha kolay kullandığı, daha tecrübeli olduğu ve kullanım konusunda daha niyetli olduğu görülmüştür. Eğitim seviyesinin arttıkça EBYS kullanımının daha kolaylaştığı görülmüştür. 25-34 yaş grubuna ait personel ise EBYS kullanımında daha deneyimli ve yaptıkları işleri EBYS ile ilgili olarak görmektedir. İşle ilgililiğin algıanan fayda üzerinde, deneyimin algılanan kullanım kolaylığı üzerinde, algılanan fayda ve algılanan kullanım kolaylığınının ise niyet üzerinde pozitif etkisi olduğu tespit edilmiştir. Çalışma bir bütün olarak değerlendirildiğinde, personelin EBYS'ye yönelik tutum ve düşüncelerinin EBYS kullanımı üzerinde anlamlı bir etkisinin var olduğu söylenebilir.