Türkiye'de kurum ve kuruluşlarda elektronik belgelerin uzun süre korunması/arşivlenmesi ve erişimi

Elektronik belgelerin uzun süreli korunması/arşivlenmesi ve erişimini konu alan bu çalışmada, Türkiye'de kurum ve kuruluşlarda konuyla ilgili yaşanan sorunların tespit edilmesi ve çözüm önerilerinin ortaya konulması amaçlanmaktadır. Sorunların saptanabilmesi amacıyla, ülkemiz kurum ve kuruluşları arasından örneklem olarak on tanesi seçilmiş ve buralarda görev yapan yirmi katılımcıya görüşme (mülakat) tekniği ile on beş soru yöneltilmiştir. Elde edilen veriler yorumlanarak sonuçlar çıkarılmış ve çözüm önerileri getirilmiştir. Çalışma sonunda, ülkemiz kurum ve kuruluşlarında çoğunlukla elektronik belgelerin arşivlenebilmesi için ihtiyaç duyulan ve elektronik belge yönetim sistemi ile entegre çalışan bir elektronik arşivleme yazılımının olmadığı tespit edilmiştir. Bu durumun genellikle, bahsi geçen konuyla ilgili ülkemizde yeterli mevzuatın olmaması, sistemin sadece yazışma yapmak için kullanılması, yöneticilerin elektronik belge yönetimine ve elektronik arşivlemeye yeterince önem vermemesi gibi nedenlerden kaynaklandığı görülmektedir. Öte yandan kurum ve kuruluşlar, elektronik belgenin orijinalliğini ve bütünlüğünü tehlikeye atacak unsurları ortadan kaldırarak, kalıcılığını garanti altına alacak kurumsal politikalar geliştirmekle yükümlüdür. Ancak ülkemizde genel anlamda yazılı bir politika ve standardın olmadığı; buna karşın çoğunlukla risk planlarının geliştirildiği ve bu planların da sadece dijital ortamlarda üretilen materyallerin yedeklenmesine yönelik olduğu görülmüştür. Bundan dolayı, ülkemiz kurum ve kuruluşlarının elektronik belgelerin uzun süreli korunması konusunda gerekli önlemleri almadığı sonucuna ulaşılmıştır. Çalışma kapsamında araştırılan bir diğer konu ise elektronik belgelere erişimdir. Elde edilen veriler, elektronik belge yönetim sistemi içerisinde aranılan bir belgeye erişimin oldukça kolay olduğunu ortaya koymaktadır. Erişim sorunlarının ise büyük oranda personelden kaynaklanan nedenlere dayalı olduğu anlaşılmaktadır.