Üniversitelerde elektronik belge yönetim sistemlerinin birlikte çalışabilirlik açısından değerlendirilmesi

Üniversiteler başarılı bir yönetimi sağlamak amacıyla belge yönetim süreçlerini iyileştirmek için kurum içi resmi yazışmalarını elektronik belge yönetim sistemleri (EBYS) üzerinden yürütmeye başlamışlardır. Kurumlar arası iletişimde hala bazı üniversiteler EBYS'yi etkin kullanamamaktadır. Üniversitelerin kurum dışı resmi yazışmalarını elektronik ortamdan yürütebilmesi EBYS'lerin birlikte çalışabilirliği ile mümkündür. Dünyada ve Türkiye'de EBYS'lerde birlikte çalışabilirliği sağlamaya yönelik rehber, standart, yasal ve idari düzenlemeler gibi çeşitli çalışmalar yapılmıştır. Bu tez çalışmasında, ulusal ve uluslararası çalışmalar çerçevesinde Ankara'daki üniversitelerde kullanılan EBYS'lerin birlikte çalışabilirlik açısından mevcut durumları araştırılmıştır. Araştırmaya Ankara'da EBYS kullanan ve araştırmaya izin veren tüm üniversitelerin (9 üniversite) Daire Başkanlıklarında çalışan 104 personel katılmıştır. Araştırma kapsamında anket ve yüz yüze görüşmeler ile veriler toplanmış ve bulgular sayı, yüzde, aritmetik ortalama, standart sapma ve ki-kare değerleri gibi bilgiler kullanılarak karşılaştırmalı tablolarda sunulmuştur. Araştırma sonucunda üniversitelerin kurumlar arası resmi yazışmalarını doğrudan EBYS üzerinden yapmadıkları, KEP ile ilgili sorunlar yaşadıkları, vakıf üniversitelerinde birlikte çalışabilirlik ile ilgili teknik altyapı eksikliği olduğuna yönelik hipotezler doğrulanmış, vakıf üniversitelerinin birlikte çalışabilirlik konularında farkındalık düzeylerinin devlet üniversitelerine göre daha düşük olduğu, yasal altyapı sorunu olmadığı, üniversitelerin rehber ve standartlara uyum konusunda sorun yaşamadıkları ortaya çıkmıştır. Üniversite yöneticilerine EBYS'den sorumlu bir birim kurulması ve bu birimde bilgi ve belge yönetimi bölüm mezunlarının istihdam edilmesi, EBYS ile ilgili yardımcı dokümanlar bulundurulması ve tüm personelin erişimine sunulması, personele EBYS ile ilgili eğitimler verilmesi, personelin birlikte çalışabilirlik konusunda bilinçlendirilmesi gibi öneriler sunulmuştur. Yazılım firmalarına EBYS'nin diğer sistemlerle entegrasyonu ile farklı EBYS yazılımları arasında tam entegrasyon sağlanması konularında çalışmalar yapmaları önerilmiştir. Ayrıca üniversitelerde EBYS'lerin birlikte çalışabilirliği ile ulusal ve uluslararası iletişimin artırılması hususunda tüm üniversite personellerinin bilinçlendirilmesinde YÖK'ün katkılarının önemli olduğuna vurgu yapılmıştır.