Kurum ve kuruluşlarda elektronik belge yönetim sistemi risk unsurları ve eğitimi: Çankırı Karatekin Üniversitesi örneği

Bu çalışmada, Türkiye'deki kurum ve kuruluşlarda Elektronik Belge Yönetim Sisteminde (EBYS) risk yönetimi konusu irdelenmiştir. Çalışmanın temel amacı, elektronik belge yönetim sistem ve süreçlerindeki risklerin belirlenmesi, analiz edilmesi ve bunların azaltılmasına yönelik bir eğitim materyalinin geliştirilmesidir. Bu amaç doğrultusunda öncelikle literatürde yer alan kaynaklardan (rehberler, standartlar, akademik çalışmalar vb.) taslak bir eğitim materyali oluşturulmuştur. Ardından belge yönetimi alanında çalışmaları olan uzman/akademisyenlerden 8 kişi, örneklem olarak seçilen 13 kurum ve kuruluşta görev yapan EBYS temsilcileri ve EBYS yazılımı geliştiren 3 firma ile görüşmeler gerçekleştirilmiştir. Yarı yapılandırılmış mülakat tekniğinin kullanıldığı bu süreçte katılımcılardan elde edilen veriler MaxQDA yazılımı aracılığı ile değerlendirilmiştir. Yapılan değerlendirmeler sonucunda risklerin yönetilmesine katkı sağlayacak bir eğitim materyali geliştirilmiştir. Bu materyal, deneysel bir model çerçevesinde Çankırı Karatekin Üniversitesinde görev yapan yazışma personeline (sekreter) uygulanmıştır. Eğitimin etkinliğinin ve başarısının ölçülmesine yönelik eğitim öncesinde ve sonrasında test uygulanmıştır. Eğitime katılanların son testteki %36,8'lik genel puan artışı istatistiksel açıdan anlamlıdır. EBYS risk unsuruna yönelik konular düzeyinde yapılan değerlendirmede de son testteki başarı puanları istatistiksel olarak anlamlıdır. Eğitim sonrası bu puan artışında demografik özellikler farklılığa neden olmamakla birlikte yalnızca hizmet süresinin anlamlı olduğu anlaşılmıştır. Geliştirilen eğitim materyalinin farklı kurumlarda uygulanabilir ve geliştirilebilir olduğu sonucuna varılmıştır.