Manisa Celal Bayar Üniversitesi EBYS geçiş süreci ve iş süreçlerine etkisinin incelenmesi

Bu tezin amacı Manisa Celal Bayar Üniversitesi'nde kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ne (EBYS) geçiş sürecini açıklamak ve önceki durum ile mevcut durum karşılaştırması yaparak bu değişimin iş süreçlerine etkisini araştırmaktır. Önceki durum; fiziksel ortamda hazırlanıp onaya sunulan belgeleri; mevcut durum ise EBYS içerisinden hazırlanıp onaya sunulan belgeleri ve iş takibinin yine EBYS içerisinden yapıldığı durumu ifade eder. Tez kapsamında, "Geçiş Süreci" elektronik belge yönetim sistemi kullanımına başlanmasından önceki hazırlık süreci olarak tanımlanmıştır. Süreç boyunca Kurumda yapılan çalışmalar, yürütülen işler ve düzenlemeler incelenmiştir. Geçiş sürecinde karşılaşılan zorluklar tespit edilmiş ve bu zorluklara karşı üretilen çözümler belirtilmiştir. EBYS geçiş süreci 2015 yılı Ağustos ayında başlamış, 04 Ocak 2016 tarihinde uygulamaya geçilmesi ile son bulmuştur. Yaklaşık 5 ay süren geçiş sürecinde, kurum hiyerarşik organizasyon yapısı yeniden düzenlenmiş, kullanıcı tanımları ve yetkilendirme işlemleri yapılmış, kullanıcı eğitimleri tamamlanmış ve elektronik imza çalışmaları yürütülmüştür. Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçilmesi ile süreçlerde yaşanan değişikliği Üniversite personelinin gözünden ölçmek için anket çalışması hazırlanmıştır. Anket, 18 ve 17 adet tutum cümlesinden oluşmakta olup, cevaplar likert tipi ile 1 ila 5 arasında dereceleme ölçeği olarak düzenlenmiştir. 1 puan "Kesinlikle Katılmıyorum"u ifade ederken, 5 puan "Kesinlikle Katılıyorum"u ifade etmektedir. 2 farklı soru tipi içeren 2 çeşit anket; 23 adet idari amir olarak görev yapan personele ve 58 adet idari personele uygulanmıştır. Anahtar Kelimeler: Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Geçiş Süreci, İş Süreci, E-İmza, E-Belge.