Elektronik belge yönetimi uygulamalarındaki koşullar ışığında e-imzalı belgelerin delil değerinin arşivsel güvenilirlik açısından incelenmesi

Bu tezde elektronik imzalı (e-imzalı) belgelerin delil değeri arşivsel güvenilirlik açısından incelenmektedir. Problem, kurumların elektronik belge yönetim sistemlerinde (EBYS) üretilip arşivlenen bu belgelerin zaman içerisinde özgünlüğünü koruyamama riskidir. Bu durum, özellikle uzun süre saklanacak e-imzalı belgelerin delil değerini tehdit edip güvenilirliklerinden şüphe duyulmasına neden olabilir. Hipotez, "e-imza, zaman damgası ve e-mühür gibi yapıların kırılganlıkları ve kurumların gerekli denetimleri uygulamamasından dolayı arşivlenen e-imzalı belgelerin uzun süre saklanmaları sürecinde delil değerinde kayıplar yaşanabilir" şeklindedir. Tezde karma yöntem benimsenmiş, nitel ve nicel araştırma yapılmıştır. Saha araştırmasının nitel kısmında örneklem olarak Türkiye'de farklı kurumlardaki e-belge yönetimi uygulamalarını değerlendirmiş uzmanlar seçilmiştir. Dokuz (9) kişi ile görüşme yapılmıştır. Nicel kısımda ise Türkiye'de en çok kamu personeli çalıştıran organizasyonların kümesi olan bakanlıklar örnekleminden altı (6) kurum incelenmiştir. Nitel araştırmada literatür okumaları neticesinde oluşan kanaatlerin saha uzmanları tarafından da benimsenip benimsenmediği sorulmuş ve bu kanaatlerin biri hariç hepsi kabul görmüştür. Nicel araştırmada ise arşivsel bağın muhafazası, gerekli teknolojik koşulların sağlanması ve belgelerin güvenilirliğinin korunmasına yönelik politika ve prosedürlerin çıkarılmasına ilişkin uygulamalar değerlendirilmiştir. Kurumların bu alanlarda yeteri kadar pratiğinin olmadığı tespit edilmiştir. Teknolojik koşulların sağlanmasında ise diğerlerine göre daha başarılı oldukları gözlenmiştir. Sahada e-belge yönetiminin süreç olarak değerlendirilmeyip, uygulama yazılımından ibaretmiş gibi görüldüğü anlaşılmıştır. Tezde e-imzalı belgelerin güvenilirliğinin korunup delil değerinin riske girmemesi için uzun dönemli korumaya yönelik politikaların geliştirilmesi, gerekli teknolojik koşulların sağlanması ve belge hiyerarşisi koparılmadan arşivsel bağın muhafaza edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.