Fit-out inşaat projelerinde bütçe varyasyonları üzerine bir inceleme

İnşaat projeleri bilime dayalı teknik konular ve insani ilişkilere dayalı yönetimsel konuların bir kombinasyonu olduğu için her zaman karışık yapılar ve ilişkiler içermektedir. İnşaat projelerine dahil olan birçok paydaşın ve tasarım ve plalamayı etkileyen faktörlerin varlığı ise bu karmaşık yapıyı ve ilişkiler ağının değişkenliğine neden olmaktadır. Son kullanıcıların yaşam şekilleri ve talepleri yapım sırasında inşaat projelerinin değişikliğe uğramasına neden olmaktadır. İnşaat projelerinin başarısını belirlemedeki faktörler ise çeşitlidir ancak projenin öngörülen bütçe içerisinde tamamlanması ise tüm proje tarafları için önemli bir kriterdir. Projenin bütçe konusunda başarıya ulaşması ise projenin başında tasarım ve ihale dokümanlarına göre hazırlanan tahmini maliyetinin doğruluk derecesi ve proje süresince tahmini maliyeti etkileyen diğer faktörlere bağlıdır. Bu faktörlerden etkilenen tahmini maliyet projenin kapanış aşamasında sonuçlanan gerçek maliyete dönüşür. Proje sürecince oluşan tahmini maliyet ve gerçek maliyet arasındaki farklar maliyet sapmaları olarak tanımlanmıştır. Maliyet sapmalarının önemi konusundaki farkındalık ve bu sapmaların sebeplerinin belirlenmesi projenin başarılı sayılması için oldukça önemlidir. Bu sebepler çeşitli olasılıklar ve belirlenmiş proje grupları arasında araştırmacılar tarafından defalarca listelenmiştir. Ancak, son yılların yaşam kültürü ile popüler olarak yaygınlaşmış bir proje tipi olan "fit-out" projeler üzerinde yapılan çalışmalar daha azdır. Fit-out projelerin yaygınlığı arttıkça bu alanda yapılan çalışmalar da önem kazanmaktadır. Belirli bir binanın kabuk ve strüktürünün tamamlanarak ortak alanlarının devreye alınmasına "shell and core", bu alanlar dışındaki her ayrılmış bölümün kendi kullanıcıları tarafından tamamlanarak kullanıma alınmasına da "fit-out" denilir. Binanın yapım sürevi bu nedenle iki ayrı faz olarak düşünülebilir. Birinci fazda ana yüklenici tarafından bina dışarıdan bitmiş olarak görünecek şekilde, ortak alanlar da tamamlanmış şekilde yatırımcı yada mal sahibi yada işletmeciye teslim edilir ve yalnızca altyapı bağlantıları bırakılmış her farklı özel alan farklı müşterilere kiralanır yada satılır. Bu özel alanların kiracıları yada mal sahipleri kendi belirleyecekleri tasarımcı ve yüklenicileri ile bina teknik şartnameleri ve yönetmeliklere uygun olacak şekilde kendi alanlarını tamamlar. Bu durumda ikinci faz olarak adlandırılan süreçte her özelleşmiş alanda farklı tasarımcılar ve yükleniciler ile birlikte birden çok fit-out projesi devam eder. Her biri birbirinden bağımsız olan bu projeler yine farklı ekipler tarafından yürütülür. Fit-out projelerde yaygın olarak benzer olan işler; elektrik ve mekanik altyapıların bina sisteminden beslenerek tasarıma göre tamamlanması, aydınlatma işleri, bitiş kaplamaları, özel üretim ve hareketli mobilyalar, kullanıcının kurumsal yada tasarım kimliğini ortaya koyan logo ve reklam işleridir. Fit-out projelerin kapsamı iş kalemlerinin birbirlerine benzerliği nedeniyle diğer projeler göre daha dardır. Buna ragmen, fit-out projelerde de maliyet sapmaları yaygın görülen bir olgudur. Sapmaların en çok hangi alanlarda ve hangi iş kalemlerinde meydana geldiğini belirlenmesi bu konularda önlemler alınması ve fit-out projelerinde oluşan sapmaların azaltılması için önemlidir. Fit-out projelerini oluşturan iş kalemlerindan maliyete en çok etkileyenlerin belirlenmesi ve bu iş kalemlerine tahmini maliyet analizlerinde daha çok önem verilmesi bu maliyet varyasyonlarının azaltırması için bir çözüm oluşturabilir. Sunulmakta olan bu çalışma ile maliyet sapmalarını oluşturan sebepler ve maliyet sapmalarının sonuçlarına dikkat çekilmektedir. Bu çalışmanın ana amacı fit-out projelerinde sapmalara neden olan iş kalemlerinin belirlenmesidir. Bu iş kalemleri belirlenirken birden fazla yöntem ile veriler elde edilmiştir. Daha önceki yapılan çalışmaların araştırmalarından maliyet sapmalarının sebepleri belirlenlenmeye çalışılmıştır. Bu sebepler tahmini bütçenin doğruluk derecesi, inşaat sırasında gerçekleşen değişiklikler, sözleşmesel konular ve proje yönetiminin yetkinliği olarak dört grupta incelenmiştir. Literatür incelemesinin ardından bir firmanın tamamlanmış olan 10 adet projesi üzerinden maliyeti etkileyen en önemli iş kalemlerini tespit edebilimek için alan araştırması kullanılmıştır. Bu alan araştırmalarının sonuçları verilerin alındığı firmanın proje yetkilileri ile görüşülerek bu değişikliklere sebep olan faktörler tespit edilmiştir. Görüşülen firma yetkilileri farklı görüşlerin tespit edilebilmesi için farklı departmanlarda çalışan kişilerden seçilmiştir. Tüm elde edilen verilerin birbiri ile ilişkileri tartışılarak sonuca ulaşılmıştır. Alan araştırmasında kullanılan sayısal veriler fit-out projelerinde uzmanlaşmış bir firmadan alınmıştır. Projeler geleneksel proje teslimi ve tasarım yapım proje teslim sistemi olmak üzere 2 farklı proje teslim sisteminden biri ile tamamlanmıştır. Firma, projelerde ana yüklenici yada tasarımcı ve ana yüklenici rollerinde bulunmuştur. Alınan veriler; firmanın şirket genel gider ve karı alınmadan projede yer alan işlerin tahmini maliyetleri ve gerçekleşen maliyetleridir. Literatür çalışmasından elde edilen maliyet sapmalarını etkileyen faktörler, alan araştırmasından elde edilen sayısal veriler ve mülakatlardan alınan örnek projelerin sapma nedenleri arasındaki ilişkiler sonuç bölümünde detaylı olarak açıklanmıştır. Bu sonuçlar şu iki önemli başlık altında özetlenmiştir: Fit-out projelerinde maliyet sapmalarına en çok neden olan iş kalemleri ve fit-out projelerinde maliyet sapmalarını oluşturan genel sebepler. Gerçek maliyetin %80'ini oluşturan iş kalemlerinin ortalaması alındığında 8 adet iş kalemi listelenmiştir. Bu iş kalemleri gerçek maliyeti etkileme yüzdesine göre; bitiş kaplamaları, mobilyalar, doğrama ve kapılar, metal işleri, mevcut koşullar, elektrik işleri, beton işleri ve ekipmanlardır. Bu iş kalemlerinden 10 projede gerçekleşme yüzlerine göre ortalama olarak bitiş kaplamaları projelerin %35,20'sini, mobilyalar projenin %22,63'ünü ve doğrama ve kapılar projenin %15,32'sini oluşturmaktadır. Projelerin gerçek bütçesinin %80'inin oluşturan iş kalemlerinin ortalama maliyet sapması yüzdeleri ve ortalama değişiklik emiri yüzdeleri tespit edilmiştir. Yapılan mülakatlardan elde edilen verilere göre, değişiklik emirleri, işverenin karar vermedeki gecikmeleri, tasarım ve inşaat sırasındaki yetersizlikler ve iletişim sorunları genel sebepler olarak özetlenmiştir. Bu çalışmanın sonucunda elde edilen veriler hem yüklenici hemde işveren için maliyet sapmalarının azaltılması için sonuçlar içermektedir. Yüklenici firmalar için ihaleye girerken risk marjlarının belirlenmesi için iş kalemlerinde oluşan maliyet sapmalarının ve değişiklik emirlerinin belirlenen ortalama yüzdeleri dikkate alınarak tahmini bütçeleri oluşturulabilir. İnşaat sırasında sıklıkla meydana gelen değişiklikler ve maliyeti etkileyen faktörler için projenin inşaası sırasında maliyet sapmalarını önlemeye yönelik önlemler alınabilir. Yüklenici ve işveren arasında yapılan anlaşmalarda dikkat edilmesi gereken konular belirlenebilir ve değişiklik emirlerini ve maliyet sapmalarının önüne geçilmesi için bazı değişiklikler üzerinde anlaşılabilir. İşverenler, inşaat sonunda gerçekleşen maliyetin tahmini maliyetten ne kadar sapacağı öngörüsü ile seçilecek yüklenicinin teklif tutarını belirleyebilirler. İşverenler proje teslim sistemi ve ödeme yöntemlerini belirlerken dikkat edilmesi gereken konular hakkında fikir edinebilirler. Sonuç olarak; bu çalışma ile belirlenen iş kalemlerinin etki dereceleri ile bu iş kalemlerindeki sapmalara neden olan faktörler projenin başarıya ulaşmasında önemli rol oynamaktadır. Bu sonuçların dikkate alınarak gelecek projelerin planlamasının yapılması gelecek projeleri bir adım daha başarıya yaklaştıracaktır.