İşçi özlük dosyalarının bilgisayar ortamında oluşturulması ve arşivlenmesi

Şirketlerde insan kaynakları departmanlarının şüphesiz ki en zorlandıkları ve ciddi mesai harcadıkları konu işçi özlük dosyalarıdır. Hem yasal olarak tutulma zorunluluğu hem de kağıt dökümanlar üzerinden sürecin yürütülmesi, beraberinde bazı problemleri getirmektedir. Bu çalışmada işçi özlük dosyalarının bilgisayar ortamında oluşturulması ve arşivlenmesi sayesinde oluşabilecek portansiyel faydalar incelenecek olup sürecin getirdiği çıktılar değerlendirilecektir. Araştırmanın ilk bölümünde insan kaynakları yaklaşımlarının tanımı ve tarihsel gelişimi ile ilgili literatür taraması yapılmıştır. İkinci bölümde ise mevzuat çerçevesinde özlük dosyalarının içeriği ve işlevleri açıklanmıştır. Üçüncü bölümde ise belgelerin elektronik ortamda yönetilmesi ve potansiyel faydalarından bahsedilerek, farklı sektördeki iki işletmede işçi özlük dosyalarının elektronik ortamda oluşturulması sonucunda oluşan çıktılar irdelenmiştir. Bu çalışmanın sonuçları elektronik belge yönetiminin, insan kaynakları bölümünün özellikle özlük fonksiyonu bakımından iş süreçlerinde verimliliği arttırdığını ve maliyetleri düşürdüğünü, çalışanların bilgiye erişimi bakımından işletmeye duyulan güven ve aidiyet duygusunu geliştirdiğini ortaya koymaktadır. Çalışma, elektronik belge yönetimi sistemine geçmek isteyen firmalar için de yol gösterici niteliğindedir.